MOTEUR DE RECHERCHE versus CLASSEMENT HIERARCHIQUE
Par Xamance le 2 octobre 2009, 21:52 - Veille et R&D - Partager ce billet sur Facebook - Envoyer par mail
L’avènement des moteurs de recherche est en train de modifier notre façon de retrouver un document, un e-mail, un site internet, une information. Pourtant, nombre d’entre nous n’ont pas abandonné le classement hiérarchique traditionnel. En ces temps de grand tournant de la gestion de l’information, faisons le point.
Les moteurs de recherche et d’indexation
Permettant de retrouver des ressources informatiques, ces moteurs de recherche sont désormais largement répandus et utilisés, que ce soit sous forme de portails web comme Google ou Yahoo que de logiciels spécifiques comme les moteurs d'indexation et de recherche communément appelés « desktop ».
La recherche d’information est extrêmement simple - un mot clef et votre document est retrouvé ! - puisqu’entièrement automatisée, intégrant des documents de toutes natures : page web, photo, vidéo, fichier Excel, ou Word… Par ailleurs, la recherche est très intuitive et permet des résultats pertinents.
Les systèmes de classement destinés à la gestion des documents
Le classement hiérarchique classique, tel qu’on l’utilise dans pratiquement tous les genres de classement systématique, constitue un système simple et flexible. En effet, son squelette - fichier/dossier, étagère/disque dur, armoire/serveur - est facile d’utilisation et peut s’adapter aux modifications de l’utilisateur.
Le classement hiérarchique présente, aujourd’hui encore, une série d’avantages par rapport aux nouveaux systèmes électroniques de recherche :
- Il offre une organisation logique et une structure claire puisqu’il conduit généralement du général au particulier et l’arbre hiérarchique permet de se repérer aisément. De ce fait, ce genre de classement apparaît comme humainement maîtrisable.
- De plus, si le mode de classement est bien respecté, tous les documents appartenant à une affaire sont rassemblés, puisque ceux-ci sont classés dans le dossier correspondant.
- Enfin, le classement hiérarchique est flexible et extensible, que l’on veuille procéder à des différenciations en approfondissant le système ou en l’élargissant. Il est facile de rajouter une ramification ou un cran dans la hiérarchie du classement si besoin.
Mais attention, le classement hiérarchique a pour principal présupposé le fait qu’un homme invente le modèle qui va régir le classement. Or ceci induit un risque d’erreur non négligeable du au facteur humain. En effet, la personne qui classe n’est pas forcément celle qui cherche et doit retrouver. Et un système de classement performant se définit d’abord par le temps que l’on met à savoir où se trouve un document et donc par le temps que l’on met à le retrouver.
Notre avis : Le classement classique est plus rassurant car culturellement ancré mais les systèmes d’indexation qui ordonnent et qui retrouvent les documents au moyen de mots-clefs apparaissent plus fiables du fait de la neutralité du classement.
Bon à savoir : Les outils de « classement chaotique » permettent d’appliquer le principe de l’indexation à des documents physiques : les documents papier ne sont plus « classés » mais simplement « empilés » dans des boites numérotées. Leur contenu est accessible par une recherche plein texte (tous les mots du document sont indexés et donc retrouvables). Le + : l'original papier peut être retrouvé instantanément (technologie brevetée).
Source : le système de classement administratif suisse ; Marc Imbaud (Directeur Technique Xamance).
Commentaires
En prolongeant le premier avantage (organisation logique, strucutre claire), on peut dire qu'un classement "bien fait" se suffit à lui-même, c'est à dire que le mode de recherche est déduit de l'organisation physique (comme quand on cherche dans un dictionnaire ou un répertoire alphabétique).
En retournant cet avantage, on peut dire que le point faible du classement chaotique est la perte de la base de donnée qui indexe les mots-clés et emplacement (HD en rade, sauvegarde illisible, mauvaise manip, sabotage, incendie ...).
Bien sûr, on se retrouve physiquement avec tous les documents (ENORME avantage par rapport à la dématérialisation), mais sans avoir la clé pour savoir où chercher?
Heureusement, ils sont classés en gros par chronologie!
N'y a-t-il des solutions pour atténuer cette faiblesse ? Sont-elles mis en oeuvre dans votre Produit ?
Exemple: lorqu'un bac est rempli, édition d'une liste papier récapitulant les documents contenus dans ce bac, avec quelques mots-clés.
En cas de coup dur (perte de données numériques), on pourrait limiter la recherche en consultant l'index de chaque bac, au lieu d'éplucher tous les documents.
Ou mieux: scanner chaque index papier, reconstituer ainsi partiellement l'indexation perdue, et faire une recherche !
La Xambox matérialise le concept de classement chaotique (ou retrouver sans classer - comme une recherche Google typiquement ^^). Vous souciez-vous de savoir sur quel serveur se trouve par exemple la page Wikipédia dédiée à Eric Abrahamson? L'important c'est d'y accéder et rapidement, la Xambox fait la même chose avec le papier.
Heureusement, avec la Xambox, une sauvegarde sécurisée et cryptée de la base de données en ligne est proposée. En cas de crash du PC, de catastrophe dans vos bureaux, de vol de bacs, etc. : dans tous les cas vous récupérez vos données numériques (non négligeable pour les assurances par exemple).
Pour l'index, non il n'est pas possible de l'éditer mais à tout moment, via une recherche standard sur l'interface Xambox, il est tout à fait possible d'afficher le contenu du bac de votre choix.
Comparativement au classement hiérarchique, avec le classement chaotique, vous gagnez un temps considérable sur la mise en oeuvre et la définition du type de classement à adopter. Dans le même sens, le classement chaotique est une méthode d'organisation UNIVERSELLE dans laquelle chacun s'y retrouve (se retrouver dans une méthode de classement alphabétique est relativement simple mais tout le monde n'adopte pas cette méthode et en cas d'absence de la personne gérant le classement, comment vous retrouvez-vous un document ?) Empiler ses documents et les retrouver en une fraction de seconde, on ne peut faire plus simple
Xamicalement,
Le XamBlog
En synthèse et en complément, je dirais les choses suivantes :
- du point de vue des données, un crash informatique a la même gravité qu'un incendie dans vos bureaux, c'est pourquoi vous avez un extincteur et le numéro des pompiers... La Xambox avec son aspect hybride papier/electronique est plutôt une sécurité vis-à-vis de l'incendie, et un bon système de backup (par exemple XamBackup, sauvegarde sécurisée en ligne) vous garantit la conservation de vos données en cas de crash,
- dans "le pire des cas" (crash sans backup), comme vous le notiez, vous disposez toujours de vos originaux papier ; il vous reste donc la possibilité ultime : re-xamboxer tous vos documents! Cela a un coût humain considérable, bien sûr, mais c'est également le genre de prestation que peut faire pour vous un archiviste, avec un scanner plus rapide que celui de la Xambox, et qui ne coûteras pas forcément plus cher que certains mode de récupération de disques durs...
- l'impression d'un index par bac est une fonctionnalité qui est dans notre planning de développement, toutefois cela reste un solution "dégradée" qui ne peut remplacer la xambox ; elle serait plutôt utile dans l'attente de re-xamboxer les documents...
Vos remarques sont tout-à-fait pertinentes et importante, mais disons qu'il faut surtout envisager les alternatives :
- Option 1 - Classement papier classique : je perds beaucoup de temps en rangement, en recherche, en formation ; je perds tout en cas de sinistre ; mais je n'ai pas de problématique de sauvegarde informatique.
- Option 2 - Numérisation classique avec destruction des originaux : je perds la valeur légale des documents ; en cas de sinistre, je garde une copie numérique de tous mes documents ; en cas de crash sans sauvegarde, je perds tout ; si je ne détruis pas les originaux, je perds encore plus de temps (classement papier classique).
- Option 3 - Xambox : je gagne du temps; j'accède rapidement aux originaux à valeur légale; en cas de sinistre, je garde une copie numérique de tous mes documents ; en cas de crash sans sauvegarde, je peux reconstituer ma base Xambox si je le souhaite.