Être efficace sa première heure de travail : une question d'organisation
Par Xamance le 16 septembre 2009, 18:51 - Organisation - Partager ce billet sur Facebook - Envoyer par mail
Le matin est pour certains une lutte pénible et douloureuse, pour d’autres il concentre élan et motivation. Mais arrivé au travail, tout le monde est confronté à la même question : que fait-on de sa première heure de travail ?''
La plupart d’entre nous semblent pratiquer le classique salut aux collaborateurs, le café du matin, la lecture des mails et la revue du net … mais chacun gère ces étapes de façon plus ou moins productive. Pourtant, cette première est décisive pour le bon déroulement d’une journée de travail. Tout est question d’organisation et voila quelques basiques d’efficacité personnelle :
Les mails : classez peu et à posteriori !
Les moteurs de recherches des webmails (ex : Gmail, Yahoo Mail, Windows mail) et clients de messagerie (ex : Thunderbird, Outlook) sont aujourd'hui suffisamment puissants et performants pour que vous n'ayez plus à classer vos mails en un nombre infini de répertoires et sous-répertoires. Dans la barre de recherche, il suffit d'entrer n’importe quel mot contenu dans vos mails (nom, date, titre, contenu, ...) pour que les mails pertinents vous soient présentés à l'écran, le tout en moins de 5 secondes... qui dit mieux?
Pour ceux qui souhaitent encore classer, deux méthodes pour gagner du temps :
- Le classement par thèmes en classant par exemple par projet ou interlocuteurs importants. Cela vous permettra essentiellement de retracer plus vite l'ensemble des conversations dans un contexte particulier.
- Vous pouvez aussi opter pour une méthode plus expéditive : l’« Inbox Zero ». Elle préconise le traitement immédiat de chaque email en 5 actions possibles à savoir :
- Effacer les messages qui ne signifient RIEN pour vous,
- Transférer ceux qui ne vous concernent pas ou archiver ceux qui n'appellent aucune réponse,
- Répondre immédiatement si cela prend 2 minutes sinon reporter à plus tard,
- Exécuter la commande si celle-ci vous prend toujours moins de 2 minutes (ex : fixer un RDV)
- Et enfin mettre en attente les emails qui nécessitent plus de 2 minutes de votre temps.
Cette même méthode conseille également de ne relever ses messages que 3 fois par jour, et non tous les quarts d'heure...
Toutes mes news en une seule page !
Pour gagner du temps dans la lecture des informations et articles de vos sites ou blogs favoris, vous pouvez les fusionner sur une seule et même page. Pour cela, rien de mieux qu’un lecteur RSS (par exemple Google Reader très intuitif - et en français !). Plutôt que d'avoir 10 pages ouvertes dans votre navigateur, la technologie RSS vous permet d'être informé en temps réel et automatiquement dès qu'un nouveau contenu est mis en ligne sur un site dont vous aurez repris le fil RSS. Pratique et efficace !
La « ToDo List » ou l’évolution du post-It
Pour se concentrer sur une tâche importante d’un projet sans pour autant oublier celles qu’il vous reste à accomplir, il est pertinent de créer une « liste des choses à faire ». Organisez votre journée en fonction des priorités et des deadlines. Le conseil : un tableau Excel à 6 colonnes avec :
« client/personne - description - commentaire sur l’avancement - deadline – statut (en cours/termine) »
Plus besoin d’avoir la tête pleine d’échéances : tout est écrit et rien n’est oublié.
Enfin, le calendrier pense-bête
Remplir l’agenda de votre client mail peut vous servir de rappel. Les notifications apparaissant systématiquement sur votre écran, vous êtes sûr de ne rien oublier et d'accomplir vos tâches en temps voulu.
Mais la première heure de travail est avant tout conditionnée par votre dernière heure de travail de la veille : préparer vos actions du lendemain matin en les listant par exemple et en en parlant à vos collaborateurs pour qu’ils aient conscience rapidement des enjeux et échéances.
Enfin, toutes vos propositions sont les bienvenues alors on vous écoute !